Dunque, le sessioni terminano quando l'utente chiude il borwser o si disconnette, se vuoi che i tuoi dati durino di più le devi scartare, esse tuttavia sono molto utili dopo un eventuale controllo del login per mantenere loggato l'utente (imposti nelle session l'md5 della pwd e l'usernmae e sei apposto)
Probabilmente per un gestionale è meglio usare un DB vero (MySQL in primis). Per due cavolatine e cose poco serie, sì, puoi usare dei file i testo e ci giochi un po come vuoi, vedi la sezione filesystem del manuale di php.net (ti consiglio di scaricartelo è utile averlo sottomano
)
in ognicaso fopen(file, modo); apre un file, poi fread(handle, N°caratteri), fwrite(handle, stringa) fclose() per i file, mysql_connect mysql_select_db mysql_query e mille altri per il db (mysqli in php5)....Anche su mysql c'è una sezione del manuale, ref.mysql
P.S. per usare le sessioni come ti è stato detto, prima, devi emttere un sesion_start() se non erro 
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